Är du en dinosariechef?

Stora arbetsgivare har idag en enormt svår uppgift framför sig. Många stora organisationer såsom kommuner, länsstyrelser, statliga myndigheter, men också kommersiella företag, som är beroende av specialkompetens och erfarenhet har börjat få stora problem. Den trygghet man som chef tidigare hade med att personal stannade kvar länge på sin arbetsplats finns inte längre. Människor med hög specialistutbildning är frivilligt beredda att flytta på sig i mycket större utsträckning än förr. Vi kan bland annat se det i svenska kommuner där allt fler kommuner som traditionellt har setts som mycket attraktiva, har svårt att rekrytera bra chefer. För de små inlandskommunerna har det nästan blivit helt omöjligt. Inte ens mellanchefer eller handläggare är längre enkelt att få tag på. Varför har det blivit så? Om du är utbildad arkitekt med några års erfarenhet och beredd att flytta till en mindre kommun så kan man idag få ett relativt välavlönat och tryggt jobb, men mycket få är intresserade. Min erfarenhet som förvaltningschef och stadsarkitekt i två kommuner och idag som konsult i flera kommuner, har gett mig en ganska klar bild över vad som händer. Många gånger brukar det sägas att kommuner och liknande organisationer är dåliga på att marknadsföra sig som attraktiva arbetsgivare, men det är värre än så. De är inga attraktiva arbetsgivare, så det finns inget att marknadsföra! Det låter hårt förstås. Är det verkligen så allvarligt? Ja, det finns säkert en del undantag, men många anonyma röster jag har talat med kan bekräfta den bild jag har. Det som händer är att kommunen anställer unga oerfarna personer, lär upp dem i något år, för att sen se dem fortsätta till en annan arbetsplats, en annan kommun eller till ett företag. Det kostar arbetsplatsen enorma pengar att inte kunna behålla personal. Det kostar även i "arbetsplatsens självkänsla" och i den kvarvarande personalens ork att både hinna med sina egna arbetsuppgifter samtidigt som man lär upp en kollega. Många stora arbetsgivare är också oerhört dåliga på att lyssna på sina medarbetare och ovilliga att förstå de problem man står inför. Det är en strutsmentalitet utan dess like. Många kommuner har otroliga förutsättningar och möjligheter att bli minst lika intressanta som Google att jobba på, men det kräver en del nytänk. Frågan är om det nytänket kommer att ges utrymme innan det är för sent?

 

Vad kan man då göra? Det finns i princip två vägar att välja på. Antingen bestämmer du dig för att det är så här det fungerar idag. Då måste det istället finnas en organisation som klarar av att ständigt rekrytera. Det måste finnas mentorer som har i sin tjänst ett utrymme för att lära upp kolleger, inte utöver sina arbetsuppgifter, utan som en del av dem. Det behövs även finnas mycket tydliga rutiner och arbetsbeskrivningar så att det är enklare att komma in i arbetet utan att kvalitén blir lidande. Det kan ofta göras med internetbaserade arbetsverktyg (som det ännu inte finns särskilt många av). Det finns förstås mycket mer att göra. I annat fall kan man som arbetsgivare se till att det faktiskt är riktigt kul att vara anställd just på det här företaget eller i den här organisationen så att man inte vill sluta. Kulfaktorn är oftast både förlöjligad och gravt underskattad. Det brukar vanligtvis heta att på jobbet ska man arbeta, inte ha kul. Det är ett fatalt feltänk som kommer att straffa sig mycket snart om det inte redan har gjort det. När man av ekonomiska skäl skalar bort det man som medarbetare uppfattar som kul eller trevligt börjar man gräva organisationens grav. Kul behöver ju inte ens alltid kosta särskilt mycket pengar. Bara att låta en del arbetstid användas för after work, gemensamma promenader, inspirerande föreläsningar, egen tid för eftertanke eller att utveckla egna eller gemensamma idéer kan ge enorma effekter på arbetsglädje, teamkänsla och effektivitet. Om arbetstiden är åtta timmar är man oftast riktigt effektiv maximalt sex timmar, om ens det, så utrymme finns oftast. Det som saknas är modet och viljan att testa.

 

Många arbetsplatser ger nästan inget utrymme för medarbetare att kunna växa och utvecklas. Att få tillåtelse att gå lite kurser för att upprätthålla de grundläggande kunskaperna räcker inte. Varför är det så många yngre som vill arbeta på Google eller Spotify? En del handlar säkert om att företagen andas ungdomlighet och modernitet där man får en chans att arbeta med likasinnade. Men de och liknande moderna företag arbetar mycket med utrymme för utveckling, individuella mål och uppföljning, där målen ofta är högt satta. På Google har alla medarbetare 20% av sin arbetstid till egna projekt. Genom det har nya innovationer som t.ex. Gmail uppstått. Det finns inga begränsningar för vilka typer av projekt man kan arbeta med, vilket skapar tillit mellan medarbetare och arbetsgivare. De flesta vill gynna ett företag som gynnar en själv. Det blir en win-win. Google har också inställningen att det är bättre att uppnå 65% av nåstan omöjliga mål än 100% av ordinära mål. Det finns alltså inbyggt ett utrymme att nå långt, men också att tillåtas misslyckas ibland på vägen. Om man lyckas nå alla sina mål har man satt målen för lågt. Detta är en stor framgångsfaktor. Låt medarbetare utveckla organisationen. Det kräver två saker: att ge medarbetarna utrymme och att ta idéerna på allvar!

Rypple - en social nätverksmiljö för återkopppling och erkännande när anställda har gjort något bra, används på Spotify!

 

Ett annat sätt att öka chanserna att behålla sina medarbetare, om det är ett mål, är att öka möjligheterna att arbeta på distans. Det innebär att man måste bygga upp ett arbetssätt och en miljö där det är möjligt. Fler verktyg måste vara internetbaserade och man måste betro sina medarbetare. Att arbeta på distans är inte ett självändamål, men plötsligt ökar möjligheterna att anställa skickliga medarbetare som bor en bit bort. Arbetsmarknaden ökar enormt geografiskt. Man brukar ofta försvare ett traditionellt "på-plats-arbete" med att man måste vara tillgänglig för kunder eller kommuninvånare. Tillgänglighet kan vara mycket viktigt, men det kan lösas på många sätt. Think out of the box! Genom att börja med att säga att det inte går, så är det förstås kört. Det går t.ex. att skapa möten via internet där till och med totalt ovana datoranvändare klarar av det. Om det vid en kundmottagning finns en stor skärm med en knapp där det står "tryck här om du vill tala med en handläggare" och en skanner som handläggaren sköter på distans så kan det i princip bli som att mötas öga mot öga. Det gäller att förstå vad det egentliga behovet är och inte fastna i konventionella synsätt bara för att man själv som arbetsgivare eller chef inte omedelbart kan tänka ut lösningarna.

 

Jason Fried introducerade i en TED talks-föreläsning begreppet "the two M&M's - managers and meetings" som svar på varför man inte får något arbete gjort på jobbet. Jag har också skrivit om det här tidigare. Jag tror att det ligger mycket i det. Det finns en del fler aspekter på varför människor inte trivs på sin arbetsplats, men mycket kan i vid bemärkelse kokas ned till Jasons M&M's. Cheferna är ofta hindret för utvecklingen av en arbetsplats och av medarbetare. Jag har sett det så många gånger. Det finns dessutom i många organisationer massor av mellanchefer som allt ska filtreras genom, så att goda idéer aldrig får slå rot och växa. Möten kan ses symboliskt för att man måste finnas på en fysisk plats oavsett vilken typ av arbetsuppgifter man har, att man hela tiden blir störd i sina tankar och i sitt arbete, men också att den tid man har att utföra de uppgifter man är anställd för sällan uppgår till mer än 15-20%. Resten är möten och liknande avbrott.

 

Nej, det är dags att tänka om nu, om inte kommuner och andra stora organisationer och dinosarieföretag ska gå under enbart på grund av att man inte vill tänka fritt och förstå vad som händer runt om i världen och i ens omedelbara omgivning. Så öppna ögonen, tänk om och tänk rätt!!!

Free your mind!