Varför man inte får något jobb gjort på jobbet!

Jag lyssnade i veckan på en föreläsning med Jason Fried på TED Talks på nätet. Namnet på föreläsningen, "why work doesn't happen at work", fick mig att ana att jag skulle älska den... och det gjorde jag! Om du frågar människor i din omgivning, på gatan, på jobbet, vänner etc, om vart de går om vill få saker gjorda, vad tror du de skulle svara? Fried har i tio års tid ställt den frågan till en mängd människor och svaren har varierat enligt tre typiska kategorier: plats, rörelse och tid. Många svarade att de går till en särskild plats för att få saker gjorda. Det kan vara köket, verandan, ett avskilt arbetsrum hemma, ett särskilt café, biblioteket, på toaletten... Det kan också vara någonting i rörelse när man förflyttar sig mellan platser, som t.ex. bilen, tåget, bussen, att man får massor gjort på flyget, eller när man är ute och går med hunden. Den tredje kategorin är att man gör det man behöver göra en särskild tid på dygnet, veckan eller året för att få det gjort: tidigt på morgonen innan alla andra kommit igång, eller tvärtom väldigt sent när alla somnat, på helgen, på semestern eller liknande. Ingen svarade att när de vill få något gjort så går de till jobbet...INGEN! Är inte det märkligt? Där finns ju massor med teknisk utrustning, kompetenta medarbetare, du kanske till och med har ett eget rum. Det är nog inte det svar företag, myndigheter och organisationer med en massa anställd personal verkar vilja höra eller känna till. Forskningen har känt till detta i över 40 år, men verkligheten har arbetat i rakt motsatt riktning hela tiden. Varför?

Jason Fried

 

Känner ni igen er? Du går till jobbet klockan 8 på morgonen, börjar direkt med ett möte, kollar sen igenom lite mail, dricker kaffe, ett kort möte till med ett par medarbetare, du hinner precis skicka tre mail innan lunch, sen på eftermiddagen när du vill komma igång kommer två kolleger in efter varandra med lite frågor, sen kommer chefen in och vill att du kollar upp ett par saker, sen kommer chefen in igen ett par gånger och frågar hur det går med det du skulle kolla, sen är det fika igen och dagen avslutas med ett möte till. Du har gjort massor under dagen, men du har inte fått något gjort av det du egentligen ska göra.

 

En av de största anledningarna till att de människor som Fried frågade inte känner att de får något gjort på jobbet, är att de ständigt blir avbrutna, ofrivilligt. Fråga dig själv (om du är anställd): när hade du själv senast fyra timmar obruten arbetstid på jobbet? Två timmar? En timme? Och när man blir störd så tar det tid att komma tillbaka in i det man egentligen skulle göra. Det finns enligt honom två stora störningsbovar på en arbetsplats: CHEFER och MÖTEN! Chefer har som största uppgift att störa sina medarbetare. De har ofta egentligen inga direkta egna arbetsuppgifter, så de ser till att kolla att alla andra sköter sina uppgifter, genom att störa dem. Chefer är rent statistiskt värre än Facebook och Twitter när det gäller detta. Jag har varit chef själv i många år, så jag vet att det ofta är så. Chefer är dessutom väldigt duktiga på att tvinga sina medarbetare att vara med på möten. Det är inte ovanligt att tio personer sitter i två timmars möte, som skulle kunnat hållas med två eller tre personer på en kvart. De möten som är riktigt givande är vanligtvis de som ordnas av personalen själv för att de behöver varandra för att lösa ett problem. De flesta andra möten är helt onödiga. Vill man ge och få i formation så finns det en mängd andra sätt via intranet, mail, chat etc, men man måste inte ha möten för detta. Du måste dock träffas ibland (i verkligheten eller via nätet) för att lösa problem och bolla en frågeställning för att du ska kunna klara ditt jobb bättre. Jag tror att de flesta möten är antingen till för att chefen vill ha kontroll över verksamheten och medarbetarna och litar inte på att de gör sitt jobb utan kontroll, eller för att man inte har en aning om hur man kan göra annars.

 

 

Fried ger oss tre tips man kan börja med nu direkt för att få mer gjort på sin arbetsplats:

1. Kom överens om att alla medarbetare på arbetsplatsen måste vara helt tysta en halv torsdag varje månad. INGEN FÅR PRATA MED NÅGON under den tiden. Alla kommer att tycka att det är jätteskönt och ni kommer att få massor gjort på de fyra timmarna. Pröva att utöka den tiden om ni vågar till en torsdag varannan vecka...
2. Istället för aktiva kommunikationssätt, som t.ex. att träffas öga mot öga möten och istället för att gå och fråga kolleger om en massa saker hela tiden, börja införa mer passiv kommunikation på jobbet, som e-post, chat och liknande. Det finns ändå gott om tillfällen att mötas under dagen vid fikapauser, lunch etc. Många chefer tror att e-post och chat i sig är störande, men skillnaden är att du kan välja själv när du vill bli störd av e-post. Du kan bestämma att du läser den kanske tre gånger om dagen. Att bli störd av medarbetare eller din chef kan du inte styra över och det är svårt att säga nej. På många platser räcker det inte ens med en stängd dörr.
3. Om du har en sån position så att du kan ställa in ett möte, ställ in nästa möte som är inbokat. Flytta inte fram det, bara ställ in det. Allt kommer att fungera alldeles utmärkt ändå, med den skillnaden att alla medarbetare kommer att hinna göra en massa under tiden istället. Om det var tio som skulle ha varit på mötet och det skulle ha varat i två timmar, så innebär det att du vunnit 20 timmars arbete på att ställa in mötet.