Använder du också 80% av din tid på fel saker?

Har ni tänkt på hur snett fördelad en arbetsinsats ibland kan vara i förhållande till hur viktigt uppgiften egentligen är? Jag stöter ofta på det. Det gäller ofta också hur mycket kraft som läggs på vissa frågor på möten. Det är inte alls ovanligt att frågor som handlar om saker som kostar väldigt lite pengar tar lång tid att diskutera, medan viktiga strategiska frågor nästan inte diskuteras alls. Jag kan lägga ner veckor av research inför ett köp av en mobiltelefon för sex tusen kronor, men när jag köpte en bil för 150.000 kr så tog det bara en dag att besluta och skriva på köpekontraktet. Jag har också märkt att jag alltid lagt oerhört mycket tid på skitsaker och använt extremt lite tid på det jag borde och vill göra. Är jag den ende som har de här erfarenheterna? Jag tror inte det.

Den italienske nationalekonomen och sociologen Vilfredo Pareto har gett namn åt Paretoprincipen, som också kallas 80/20-regeln. I början av 1900-talet upptäckte han att 20% av den italienska befolkningen ägde 80% av landets tillgångar. Motsvarande upptäckt gjorde han i sin egen trädgård. 20% av hans växter gav ungefär 80% av skörden. Han menade att det då var helt onödigt att lägga lika mycket kraft, energi och pengar på de 80% av växterna som bara gav 20% av avkastningen. Principen kan än idag överföras till väldigt mycket i våra liv. Titta på din arbetsplats. Jag själv får ungefär 80% av mina uppgifter gjorda på 20% (egentligen ännu mindre) av tiden. Resten av tiden går åt till en massa annat. Möten, samvaro, ställtid mellan möten och när man blir störd, att ta sig mellan möten på grund av dålig planering med mycket mera. Samvaro är förstås viktigt, men tänk om man kunde få bestämma själv vad man gör med den tiden där man har så låg produktivitet. Gå hem, umgås med vänner, träna, vila, ha sex...eller tillåtas bli mer effektiv och tjäna mer pengar, om man skulle vilja det. Fundera på det själv. Är det också så att 20% av vännerna ger 80% av glädjen?

Den brittiske författaren och historikern C. Northcote Parkinson har raljerat mycket över rådande samhällsstrukturer och samhällskultur på 1950- och 60-talet. Han formulerade ironiska lagar i den roliga och samhällskritiska boken "Parkinsons tre lagar". Han menade att en arbetsuppgift alltid tar den tid man avsatt för uppgiften. Om du planerar att lägga 40 timmar på en uppgift så tar det minst det. Planerar du 300 timmar för samma uppgift så tar det minst 300 timmar. Den tid som egentligen inte behövs fyller man ut med en massa onödigt. I den här lagen inryms också hans påstående att den som har minst att göra är mest stressad. Han menade också att antalet anställda i ett företag eller i en organisation och arbetsvolymen inte står i förhållande till varandra. Han visade matematiskt hur man inom en kort tidsrymd får sju tjänstemän att göra samma jobb som EN tjänsteman gjorde tidigare. Två argument för det är:

1. En tjänsteman vill anställa underordnade, inte rivaler
   
2. Tjänstemän skapar arbete åt varandra
   

Den andra lagen handlar om att utgifterna alltid hamnar på samma nivå som inkomsterna. Stiger inkomsterna så hänger utgifterna alltid med, oavsett om det egentligen finns några vettiga skäl till det. Ju mer pengar, desto mer spenderar man. Enligt den tredje lagen leder all expansion till komplexitet och komplexitet leder till förfall. Sen bjuder han förstås på en fjärde lag som han kallar för Trivialiteternas lag, som belyser den tid som beslutsfattare använder för olika punkter på en dagordning och att den tiden står i omvänd proportion till den summa pengar det gäller, som jag skrev om i början. Man lägger med andra ord flera timmar på att diskutera ett cykelställ för 500 kr och några minuter på den nya motorvägen för ett par miljarder.

Parkinson är förstås avsiktligt ironisk i sin bok, men jösses vad jag känner igen mig på jobbet, i vägföreningen, i idrottsföreningen, i min trädgård, till och med i mitt kylskåp där 80% av det riktigt näringsrika finns i 20% av alla livsmedel. Kan man då lära sig något av de obstinata herrarna Pareto och Parkinson. Ja, jag tror faktiskt det. Jag märker ju själv hur mycket onödig ineffektivitet som finns runt omkring mig och i mig. Så mycket tid jag skulle kunna använda till betydligt roligare saker om jag bara hittade sättet att bli mer effektiv. Jag menar inte att effektivitet i sig självt alltid är något bra. Ibland har man behov av att få vara lite ineffektiv också, men då väljer man det i alla fall själv. Så här ska jag själv börja göra:

• Säga tack för mig till de 80% kunder som ger mig 20% av intäkterna och de 20% av resterande kunder som ger mig 80% av huvudvärken.
  
• Om jag kommer att anställa någon i framtiden så ska jag lova mig själv att anställa någon som är minst dubbelt så bra som jag på det den ska göra och låta dem jobba på det sätt som är mest effektivt för dem.
  
• Inte planera in mer tid för ett projekt än vad som verkligen behövs för ett bra resultat och gör det som är viktigt.
  
• Inte hitta på en massa onödiga saker för att verka upptagen eller för att undvika det jag måste göra.
  
• Skapa en inte-göra-lista.
  
• Inte göra flera saker samtidigt.
  
• Sträva efter att senast inom ett år göra vad jag vill varje fredag - måndag.
  
• Göra mig av med 80% av mina prylar som jag aldrig kommer att sakna.