Använder du också 80% av din tid på fel saker?

Har ni tänkt på hur snett fördelad en arbetsinsats ibland kan vara i förhållande till hur viktigt uppgiften egentligen är? Jag stöter ofta på det. Det gäller ofta också hur mycket kraft som läggs på vissa frågor på möten. Det är inte alls ovanligt att frågor som handlar om saker som kostar väldigt lite pengar tar lång tid att diskutera, medan viktiga strategiska frågor nästan inte diskuteras alls. Jag kan lägga ner veckor av research inför ett köp av en mobiltelefon för sex tusen kronor, men när jag köpte en bil för 150.000 kr så tog det bara en dag att besluta och skriva på köpekontraktet. Jag har också märkt att jag alltid lagt oerhört mycket tid på skitsaker och använt extremt lite tid på det jag borde och vill göra. Är jag den ende som har de här erfarenheterna? Jag tror inte det.

Den italienske nationalekonomen och sociologen Vilfredo Pareto har gett namn åt Paretoprincipen, som också kallas 80/20-regeln. I början av 1900-talet upptäckte han att 20% av den italienska befolkningen ägde 80% av landets tillgångar. Motsvarande upptäckt gjorde han i sin egen trädgård. 20% av hans växter gav ungefär 80% av skörden. Han menade att det då var helt onödigt att lägga lika mycket kraft, energi och pengar på de 80% av växterna som bara gav 20% av avkastningen. Principen kan än idag överföras till väldigt mycket i våra liv. Titta på din arbetsplats. Jag själv får ungefär 80% av mina uppgifter gjorda på 20% (egentligen ännu mindre) av tiden. Resten av tiden går åt till en massa annat. Möten, samvaro, ställtid mellan möten och när man blir störd, att ta sig mellan möten på grund av dålig planering med mycket mera. Samvaro är förstås viktigt, men tänk om man kunde få bestämma själv vad man gör med den tiden där man har så låg produktivitet. Gå hem, umgås med vänner, träna, vila, ha sex...eller tillåtas bli mer effektiv och tjäna mer pengar, om man skulle vilja det. Fundera på det själv. Är det också så att 20% av vännerna ger 80% av glädjen?

Den brittiske författaren och historikern C. Northcote Parkinson har raljerat mycket över rådande samhällsstrukturer och samhällskultur på 1950- och 60-talet. Han formulerade ironiska lagar i den roliga och samhällskritiska boken "Parkinsons tre lagar". Han menade att en arbetsuppgift alltid tar den tid man avsatt för uppgiften. Om du planerar att lägga 40 timmar på en uppgift så tar det minst det. Planerar du 300 timmar för samma uppgift så tar det minst 300 timmar. Den tid som egentligen inte behövs fyller man ut med en massa onödigt. I den här lagen inryms också hans påstående att den som har minst att göra är mest stressad. Han menade också att antalet anställda i ett företag eller i en organisation och arbetsvolymen inte står i förhållande till varandra. Han visade matematiskt hur man inom en kort tidsrymd får sju tjänstemän att göra samma jobb som EN tjänsteman gjorde tidigare. Två argument för det är:

1. En tjänsteman vill anställa underordnade, inte rivaler
   
2. Tjänstemän skapar arbete åt varandra
   

Den andra lagen handlar om att utgifterna alltid hamnar på samma nivå som inkomsterna. Stiger inkomsterna så hänger utgifterna alltid med, oavsett om det egentligen finns några vettiga skäl till det. Ju mer pengar, desto mer spenderar man. Enligt den tredje lagen leder all expansion till komplexitet och komplexitet leder till förfall. Sen bjuder han förstås på en fjärde lag som han kallar för Trivialiteternas lag, som belyser den tid som beslutsfattare använder för olika punkter på en dagordning och att den tiden står i omvänd proportion till den summa pengar det gäller, som jag skrev om i början. Man lägger med andra ord flera timmar på att diskutera ett cykelställ för 500 kr och några minuter på den nya motorvägen för ett par miljarder.

Parkinson är förstås avsiktligt ironisk i sin bok, men jösses vad jag känner igen mig på jobbet, i vägföreningen, i idrottsföreningen, i min trädgård, till och med i mitt kylskåp där 80% av det riktigt näringsrika finns i 20% av alla livsmedel. Kan man då lära sig något av de obstinata herrarna Pareto och Parkinson. Ja, jag tror faktiskt det. Jag märker ju själv hur mycket onödig ineffektivitet som finns runt omkring mig och i mig. Så mycket tid jag skulle kunna använda till betydligt roligare saker om jag bara hittade sättet att bli mer effektiv. Jag menar inte att effektivitet i sig självt alltid är något bra. Ibland har man behov av att få vara lite ineffektiv också, men då väljer man det i alla fall själv. Så här ska jag själv börja göra:

• Säga tack för mig till de 80% kunder som ger mig 20% av intäkterna och de 20% av resterande kunder som ger mig 80% av huvudvärken.
  
• Om jag kommer att anställa någon i framtiden så ska jag lova mig själv att anställa någon som är minst dubbelt så bra som jag på det den ska göra och låta dem jobba på det sätt som är mest effektivt för dem.
  
• Inte planera in mer tid för ett projekt än vad som verkligen behövs för ett bra resultat och gör det som är viktigt.
  
• Inte hitta på en massa onödiga saker för att verka upptagen eller för att undvika det jag måste göra.
  
• Skapa en inte-göra-lista.
  
• Inte göra flera saker samtidigt.
  
• Sträva efter att senast inom ett år göra vad jag vill varje fredag - måndag.
  
• Göra mig av med 80% av mina prylar som jag aldrig kommer att sakna.

 

Är du en tidsslav?

Världen verkar ha kommit överens om att vända papper åtta timmar om dagen, och eftersom du är fast på din arbetsplats under den tiden är du tvungen att skapa aktiviteter för att fylla ut tiden. Känner du igen dig? Inte alla förstås. En del jobb kräver en större fysisk närvaro på en specifik plats än andra, men de allra flesta jobb skulle kunna klaras på kortare tid, med friare tidplanering eller från en annan plats (t.ex. hemifrån), utan ökad stress, snarare tvärtom. Både anställda och egna företagare lever efter den här heltidsillusionen. När jag bestämde mig för att starta eget igen handlade de flesta kommentarer om hur jobbigt jag kommer att få det. Som anställd jobbar jag ju "bara" åtta timmar om dagen och har reglerad semester.

Jag tror att eftersom vi har åtta timmar att fylla med arbete så fyller vi åtta. Hade vi femton så skulle vi fylla femton. Om du, liksom jag ofta jobbar med deadlines så arbetar vi med ett extremt högt tempo innan redovisning och sen fyller vi ut resten av tiden, som vi egentligen hade behövt använda för återhämtning. Det är inget annat än tidsprostitution om du jobbar på det sättet. Du säljer din tid. Inte din kunskap, din erfarenhet, dina resultat...bara din tid.

Är du anställd är det delvis inte ditt fel att du lägger din tid på meningslösheter. Ofta saknas motivation att utnyttja tiden väl om du inte får betalt efter prestation. Nästan oavsett vad du jobbar med har arbetsgivaren ett krav (uttalat eller ej) på att alla medarbetare ska vara produktiva. Men fundera på det själv ibland när du jobbar ditt åttatimmarspass. Ställ dig frågan då och då: är jag produktiv, eller är jag bara aktiv? Självklart går det inte att vara produktiv åtta timmar om dagen varje dag.

För anställda handlar tidsslöseriet om t.ex. onödiga möten som inte ökar produktiviteten, sociala aktiviteter med människor du annars inte skulle umgås med, långa fikaraster, onödiga arbetsuppgifter som ska utföras för att ... ja ingen vet, onödig information man ska ta in, effektiva men inte produktiva rutiner, metoder och hjälpmedel mm. Listan kan säkert göras mycket lång. För egenföretagare handlar det ofta om dåliga vanor, att man tar efter andra, att man gör saker själv som tar en femtedel av tiden för någon annan att göra mm. Det har också blivit en status att arbeta mycket. Om du skulle jobba fyra timmar i veckan och tjäna lika mycket som du gör på 40 timmar, skulle du då kunna säga det till din omgivning utan att skämmas åtminstone lite. Att börja jobba riktigt tidigt på morgonen är också hög status. Jag skulle gärna börja jobba klockan två på eftermiddagen istället för åtta på morgonen. De flesta i min bransch tycker klockan åtta är att lata sig.

Parkinsons lag fastslår att en uppgift kommer att öka i (skenbar) betydelse och komplexitet beroende på hur mycket tid som avsätts. Om jag skulle ge dig 24 timmar att utföra ett uppdrag gör tidsbegränsningen att du måste fokusera och du har inget annat val än att bara göra det som är absolut nödvändigt (om du inte har en chef som trots tidspressen tvingar dig att göra onödiga saker) Om jag ger dig en vecka, så skulle du sannolikt göra en massa annat onödigt under tiden och fila på en massa irrelevanta detaljer och resultatet skulle säkert inte bli bättre. Detta belyser ett märkligt fenomen. Det finns två samverkande strategier för ökad produktivitet:
1. Begränsa uppgifterna till det allra viktigaste för att förkorta arbetstiden (80/20-regeln).
2. Förkorta arbetstiden så begränsas uppgifterna till det allra viktigaste (Parkinsons lag).
För företagare kan det betyda att du identifierar det fåtal kritiska uppgifter som genererar mest inkomst och genomför dem med mycket korta, tydliga deadlines.

Fundera igenom två viktiga saker:
1. Att utföra något oviktigt på ett bra sätt gör det inte viktigt.
2. En uppgift är inte viktig bara för att den kräver mycket tid.
Vad du gör betyder oändligt mycket mer än hur du gör det. Effektivitet är viktigt, men värdelöst om den inte används i rätt syfte.

Alla kanske inte känner igen sig, inte helt i alla fall. En hel del känner igen sig, men tror att det inte går att göra något åt sin situation. Då tror jag ni har fel. Det finns alltid något man kan göra. De som ligger mest pyrt till är de som har chefer som fortfarande lever som på medeltiden eller är psykopater. Där kan det vara kört. Nå, hur gör man då? Det, mina kära vänner, återkommer jag till nästa inlägg.