fredag 30 mars 2012

Befria dig från tidsslaveriet ... som anställd

Om du konstaterat att du är en tidsslav, att Time Management är din diktator och att du fastnat i illusionen om heltidsarbetet, förfära dig icke, ty det finnes hopp om bot och bättring. Vad ska du ha din tid till förresten? Om du inte har någon vision om att du vill använda tid till något eget, något du vill förverkliga, varför ska du då frigöra tid? Det första du bör göra är att bestämma dig för att du vill frigöra tid och vad du vill använda den till. I annat fall finns det risk för att du blir besviken. Du kanske njuter av att vara på jobbet från åtta till fem. I så fall bör du sluta läsa här.

Jag vill absolut inte arbeta mindre. Däremot vill jag mer än gärna komma så långt att jag kan styra exakt vad jag vill arbeta med förutom att vara arkitekt, t.ex. skriva mer, utveckla nya företagsidéer, göra musik, måla, forska, nätverka mellan företag, föreläsa utan att vara beroende av extern försörjning för att göra just de sakerna. Dessutom vill jag helst kunna ta semester ofta, en månad då och då, för att träffas och umgås med mina barn, resa, studera, bli riktigt bra på olika former av dans, ta mc-kort, lära mig drakflygning med mycket mera.

Hur gör man då? Är du anställd så hänger det förstås oerhört mycket på din chef och kanske även din chefs chef. Men det hänger allra mest på dig. Om du är bra på det du gör och lojal mot din arbetsgivare och medarbetare så underlättar det förstås. Det du måste fokusera på är att din önskade förändring av din arbetssituation måste kunna leda till ett bättre resultat eller ökad produktivitet för företaget/organisationen. Om bara du vinner och företaget förlorar på blir det svårt att få igenom dina önskemål. Du måste helt enkelt kunna visa på att företaget genom att du går från ett tidsstyrt arbete till ett resultatstyrt arbete kommer att få ett bättre resultat. Du måste kunna visa på ett väntat realistiskt resultat, det räcker inte att säga att du tror att det kommer att bli bättre. Du måste "veta".

Börja i det lilla. Det kan fungera lika bra om du är säljare, handlägger bygglov eller jobbar med bokföring eller något annat. Säg till din chef att du har tittat över din arbetssituation och kommit fram till att trots att du är effektiv inte känner att du kan vara så produktiv som du skulle vilja. Det beror på att det finns så många störmoment på arbetsplatsen att det är svårt att uppnå en önskvärd produktivitet. Det känns frustrerande när du vet att det skulle kunna gå att utveckla och förbättra. Föreslå att du på prov i två månader arbetar hemifrån två dagar i veckan för att se om det går att öka produktiviteten. Om det inte blir det förväntade resultatet så går du tillbaka till att vara på arbetsplatsen på heltid igen, men om det visar sig att din produktivitetsökningsstrategi stämmer, så kan det istället utvecklas ett nytt, modernt sätt att arbeta. Du måste ha en strategi för hur du ska kunna kvalitetssäkra arbetet (t.ex. checklistor, skrivna rutiner om ni inte har det tidigare) och rapportera resultat. Det låter mer genomtänkt och seriöst och gör din chef betydligt lugnare. Hur det kan göras varierar från yrke till yrke. Ni kanske redan har rutiner och checklistor för dina arbetsuppgifter.


Nu kommer jag att vara lite kaxig. De flesta arbetsplatser har en förhållandevis låg produktivitet mot vad man skulle kunna ha om alla anställda var tillräckligt högt motiverade att vara just produktiva. Det är inte av illvilja förstås, utan för att de flesta företag är oerhört dåliga på att arbeta med motivation och delaktighet. De som gör det är sannolikt redan framgångsrika. Den normalt låga produktiviteten hjälper dig dock på det sättet att det inte kommer att krävas extremt mycket av dig för att öka produktiviteten. Det låter kanske oetiskt, men jag tycker inte det. Om du hjälper ett företag eller en organisation att börja jobba med mer moderna metoder och öka produktiviteten samtidigt som du frigör egen tid, så tycker jag inte att det är oetiskt. Tvärtom. Jag tror att de flesta av er kommer att kunna öka er produktivitet så att ni presterar mer på en av dessa "hemmadagar" än vad ni gör på två dagar på jobbet. Varför? Det är enkelt. På jobbet har du sannolikt en massa störmoment, avbrott, ställtider, besök, sociala möten mm som i och för sig kan vara trevliga, men som gör att din tid hackas upp i små fragment som gör att din produktivitet blir låg. Det kan du slippa nu, under två dagar i veckan. Om du har svårt att jobba hemifrån kan du kanske göra som jag brukar göra ibland: sitta på biblioteket. Det är en mycket behaglig miljö där jag får massor gjort och där finns ett snabbt och gratis wifi.

Se till att kolla din post och e-post bara en gång om dagen, eller åtminstone max två. Har du möjlighet gör det en gång i veckan. Schemalägg när du ska kolla din e-post. Du kan till och med ha ett autosvar som säger att du kollar din e-post kl 13 varje dag (på grund av hög arbetsbelastning). Om du sett till att kunna jobba hemifrån två dagar i veckan så får du boka in alla möten till någon av de andra dagarna.

Lägg in ett mobilsvar som lyder så här: "Hej, du har kommit till xxx xxx. Jag är inte så bra på att lyssna av mitt mobilsvar som jag kanske borde, så om du vill nå mig snabbt och säkert, skicka mig ett sms eller e-post på adress xxxx@xxxx.se och skriv ner ditt ärende så hör jag av mig så snart jag har möjlighet. Ha en bra dag!". Då får du möjlighet att höra av dig när du har planerat in i din kalender att svara och du är förberedd på vad det gäller. Prioritera de kunder som ger störst intäkter med minsta krångel först (80/20-regeln) om inte företaget har en annan policy.


När du svarar i telefon, fråga aldrig "hur är det" om du inte absolut vill veta. Välj en strategi för att göra samtalet kort och effektivt om du inte själv väljer att vara social i telefonen. Svara nåt i stilen: "Hej det är Stefan"(jag), "Hej det är Tom", (och nu kommer det viktiga) "Hej Tom. Jag har ganska fullt upp just nu. Hur kan jag hjälpa till?". Om de ber att få återkomma när du har mer tid, svara då istället: "Nej, jag har en minut över. Vad kan jag hjälpa dig med?". Om samtalet ändå verkar dra ut på tiden, avbryt hövligt med att du har ett något annat som börjar om fem minuter och fråga om de kan skicka sitt ärende som e-post istället, så kan du ta itu med det så snart du är ledig igen, dvs när du själv har svarstid inplanerad i din kalender.


Kräv att alla möten har en angiven starttid OCH sluttid och kräv även en dagordning till mötet, senast dagen innan mötet. Risken med möten utan dagordning är att de drar ut oändligt på tiden och att deltagarna är oklara över vad man pratat om och kommit överens om efteråt. Dagordningar behöver inte vara komplicerade och pretentiösa. Några enkla punkter i ett e-brev kan räcka. Om du är tillräckligt vågad, sluta gå på möten där du inte kan få detta innan.


Fråga inte om lov, be istället om ursäkt efteråt. De flesta chefer har av någon anledning en autosvarare i huvudet som säger nej till alla förslag till förändring eller förbättring. Varför vet jag inte. Kanske för att de själva vill äga alla förändringsfrågor. Du kan ju förstås jobba på att försöka få chefen att tro att han (i min fördomsfulla hjärna är dessa chefer är oftast män) själv kommit på idén, men det är både tids- och energikrävande. Om det inte kostar pengar eller produktivitet...fråga inte! Be hellre om ursäkt efteråt om det visade sig att det inte föll i god jord (och det händer i stort sett aldrig). Du måste förstås i förväg veta om chefen är psykopat innan du vågar dig på detta, men i de flesta vanliga fall brukar det gå väldigt bra. Många chefer som inte har ett extremt kontrollbehov brukar dessutom uppskatta att slippa alla småfrågor.


Sist för denna gången. Var tolerant mot medarbetare som kommer på smarta lösningar som underlättar deras arbete eller de som lyckas förhandla till sig högre löner. Det kommer sannolikt att gynna dig i slutänden. Försök istället att ta efter. På samma sätt som att dina smarta idéer kommer att gynna dina medarbetare. Var trevlig och lojal mot din chef (om han inte är psykopat) och dina medarbetare. Det kommer att underlätta möjligheten till att förbättra din arbetssituation. Om du uppfattas som girig, sur och intolerant så blir dina chanser till förändring betydligt mindre.


Om du håller med mig eller inte alls, om du har helt andra eller liknande kompletterande idéer hör gärna av dig! I nästa inlägg återkommer jag till den egna företagaren och senare till den anställde chefen. Vad kan du göra för att underlätta för dig själv och dina eventuella medarbetare och samtidigt öka produktiviteten.

Inga kommentarer:

Skicka en kommentar